La semana pasada escribía sobre unas cuantas ayudas físicas para que el emprendedor consiga mantener el orden en su día a día profesional y personal.
Y convocaba en el mismo lugar y en fechas cercanas para continuar lo empezado pero, esta vez, para echar un vistazo a las herramientas que nos ofrece internet para alcanzar y mantener el (ya vimos porqué) tan recomendable orden en nuestra vida.
Vaya por delante que pongo todo mi afán en que este post no resulte tedioso en demasía, habida cuenta de que va a ser un listado someramente comentado de las herramientas cuyos usuarios me han hablado maravillas. Y digo someramente porque veo innecesario extenderse ya que para gustos están los colores, lo que invita a que cada cual pruebe y experimente para saber cuál de las soluciones es la que mejor se adapta a su forma de trabajo. Vamos allá, los seis grandes amigos del emprendedor ordenados por utilidad:
1. Optimización del tiempo y de las prioridades.
Tres interesantes programas de organización de tareas en los que se pueden planificar fechas límite y tiempos de ejecución para marcar prioridades de forma automática e inteligente son: ToodleDo con versión gratis y de pago, Evernote y Teux Deux.
2. Gestión de proyectos en equipo.
Para organizar proyectos conjuntos con colaboradores a distancia, controlar plazos, distribuir tareas y subtareas y hacerles el seguimiento, compartir archivos y realizar reuniones y conferencias se recomiendan Asana, Producteev y Evermeeting.
3. Producción y diseño de documentos.
Más allá del omnipresente y archiconocido MS Office existen otras versiones como LibreOffice y OpenOffice que nos permiten crear todo tipo de documentos. Además, podemos escanear y transformar automáticamente en archivos PDF lo fotografiado con nuestro móvil con Camscanner. Otra forma es hacer una simple foto .jpg con el móvil y usar un programa de conversión a otro tipo de archivo que se desee.
Todo emprendedor necesitará de una web o, en su defecto, un blog en donde poder volcar toda la información que desea hacer pública y compartir con sus potenciales clientes. Para crearlos lo más extendido sin duda son los sistemas Wordpress y Blogger. Y si lo que necesitamos es un lugar a modo de tienda virtual, LemonPOS y CodeKa nos ofrecen la posibilidad de crear nuestro propio punto de venta.
Para obtener imágenes lo más recomendable es hacer las propias fotos, pero si no se es muy ducho en ello contamos con páginas web a modo de bancos de imágenes gratuitas, como Gratisography y el propio buscador de imágenes de Google, que ofrece la posibilidad de buscar imágenes libres de derechos de autor. Y a la hora de añadirle algo de diseño creativo a esos documentos Canva es un grandísimo amigo.
4. Intercambio y almacenamiento de documentos e información.
A la hora de trabajar, ya sea en equipo, ya sea por la mera relación con proveedores o clientes, es casi imprescindible el intercambio de información y documentos. Para realizarlo de la forma más rápida y efectiva posible podemos apoyarnos, además de en los ya familiares (para la mayoría) buzones de correo electrónico como Outlook, Thunderbird y Gmail, y los ya comentados programas de gestión de proyectos que permiten el intercambio de documentos, en los sistemas de almacenamiento en la llamada nube. Dos ejemplos son Dropbox y Google Drive o Google Docs, que aúnan ambas funciones: por un lado sirven de archivo y almacén de datos, y por otro, al ser “compartibles” se puede regular qué personas pueden tener acceso a ellos.
5. Gestión de comunicaciones.
Sin duda el teléfono sigue siendo un medio rápido y más humano de comunicarse con las personas, aparte de ser en ocasiones un “evitador de malentendidos”, pero el correo electrónico y la mensajería instantánea son si no una competencia, sí las otras dos ruedas del triciclo. Permiten transmitir mensajes e información más o menos extensos, de forma inmediata y dan al receptor la libertad de leerlos y contestarlos cuando le sea más conveniente.
Sobre los sistemas de mensajería instantánea el más popular es Whatsapp, si bien quizá una buena idea sea usarlo para lo personal y desviar las comunicaciones profesionales dentro del equipo de trabajo a herramientas como Slack, que permite mediante listas de correos la participación en tiempo real, y tiene un sistema cómodo “arrastra y suelta” de intercambio de archivos; Skype se usa si se quiere una videoconferencia. Expresamente destinado a la gestión de las comunicaciones con los clientes existe Desk.
6. Contabilidad y Finanzas.
Y “last but not least”, el espinoso tema económico. Para llevar un registro contable contamos con Expensify que nos deja incluir fotos de recibos o comprobantes, pero Facturascripts aúna la gestión de la contabilidad con la de la facturación.
Y, como diría Bugs Bunny, esto es… esto es… ¡esto es todo, amigos!
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