martes, 13 de diciembre de 2016

El orden. Un gran aliado que se puede conquistar. Parte FÍSICA.






El emprendedor es una especie sumida en un medio ambiente hostil y que a cada paso que da en pos de su quimera se encuentra con un nuevo obstáculo a superar.

Así contado parece que no es muy atractiva la cosa… Pero sí que lo es. Hasta alguien como yo, con querencia a la comodidad y seguridad, unida a las personas adecuadas y con las rutinas correctas, ve en cada obstáculo una oportunidad para aprender y mejorar. Y cada reto contiene una motivación nueva, con lo que se entra dentro de un círculo virtuoso que se retroalimenta.

Pero para que todos esos obstáculos y retos no se agolpen como los pasajeros en el camarote de los hermanos Marx, es primordial el orden.

Es muy importante que si entre nuestras virtudes innatas no entran el orden material (documentos en papel, digitales…), o el orden mental (selección de prioridades, cumplimiento de plazos…) nos esforcemos por aprenderlas. Porque será la primera fortaleza con la que enfrentarnos al mundo.

El tiempo y el esfuerzo invertidos en aprender a serlo, se verán muy pronto recompensados y amortizados porque nuestra eficacia mejorará a ojos vista, al igual que la imagen que de nosotros tendrán nuestros potenciales clientes. Por no hablar de lo que ahorraremos en botica porque el desorden (mental o físico) es uno de los principales generadores de estrés que puedan existir.

Lo imprescindible es LA AGENDA. Puede ser la del móvil o en papel. Lo que a cada cual le resulte más cómodo. De tamaño cuartilla, que permite escribir todo lo necesario sin dejarse los ojos en letras diminutas, y que cabe en un bolso o mochila sin ser muy pesada. De vista semanal mejor que diaria para estructurar la mente de forma más efectiva.

Pero SOLO UNA. Una para todo, en la que ir apuntando cada cita nueva que va surgiendo, tanto profesional como personal (tenerlas separadas puede generar olvidos y cierto cansancio mental teniendo que combinarlas, y podemos diferenciar visualmente cada campo usando dos bolígrafos de diferente color), cada llamada a hacer, cada correo a escribir, cada documento a presentar… Para los plazos largos marcaremos recordatorios periódicos tiempo antes. Recomiendo incluso marcar los cumpleaños o fechas señaladas, puede ser un detalle amable con clientes el felicitarles y así demostrarles que son importantes para nosotros más allá de lo puramente mercantil.

Un complemento imprescindible ha de ser la AGENDA TELEFÓNICA. Igualmente en papel o en el móvil u ordenador. Puede ser muy útil tener un Access o Excel como agenda secundaria, ya que permite imprimir varios sobres con los datos elegidos, lo que ahorra tiempo, que es oro. En este caso, recomiendo tener una física en papel, la clásica porque ha de ir, al igual que la anterior, SIEMPRE A TU LADO. Y nunca se verá afectada por faltas de batería, o virus varios… Vale, vale, que se puede traspapelar o perder… pero para eso han inventado las digitales que nos están esperando… ¿no?

En ella se apuntarán los teléfonos (si es en papel, actualizarla periódicamente ya que se tiende a apuntarlos directamente en el móvil sobre la marcha), también las direcciones físicas y de correo electrónico. El orden de archivo ha de ser el que más fácilmente nos ayude a encontrarlo (obvio…). Al principio el más recomendable es por nombre de empresa o especialidad, ya que muchas veces no conoceremos personalmente al representante de modo que tendríamos que memorizarlos con el riesgo que ello conlleva; pero si conocemos al contacto y no supone un esfuerzo el recordar su apellido, entonces el mejor orden de registro es el clásico de apellidos.

Casi desde el principio empezaremos a generar muchos documentos. Para los físicos una carpeta archivador. UNA. Con el nombre de nuestro sueño. Y dentro, en subcarpetas separadoras la parte documental y la parte de contabilidad si la hubiera. El mismo criterio elegido habrá de copiarse en el archivo de carpetas digitales.

No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Y por puedes quiero decir lo que TIENES que hacer hoy. Hay que crearse la rutina diaria, justo antes de hacer la cena, o de cenar, o de lo que sea, de sacar la carpeta y archivar los papeles del día. Cuando la rutina está integrada hacerlo sólo lleva un minuto (puede ser literal), y conlleva una recompensa inmediata psicológica que hasta ayuda a conciliar mejor el sueño. Otro ahorro en botica, oiga.

Y por hoy os dejo tranquilos, convocándoos en el mismo lugar en próxima fecha porque os daré la relación de varias herramientas digitales fáciles de usar y que ahorran tiempo y esfuerzo a la hora de hacer reuniones, compartir información y documentos, y realizar gestiones oficiales.

Si tenéis trucos o sugerencias para hacer más fácil el orden en el trabajo... 

¡serán bienvenidos!