¿Cómo organizar la contabilidad de tu empresa? (I)

La contabilidad es, sin duda, unos de los aspectos más complicados con el que tiene que enfrentarse un emprendedor, que conoce en profundidad su negocio, pero no tanto los aspectos de gestión y control contable del mismo.

Por eso hoy hemos invitado al escribir en el blog a un experto en temas contables, David Antón, que asesora a emprendedores, y que nos ha dejado un post sobre nociones de contabilidad que no tiene desperdicio.

 Asumiendo que el emprendedor ya se ha dado de alta en el epígrafe correspondiente del IAE, los cinco aspectos más importantes que se le puede dar son los siguientes:

• Al ejercer su actividad económica ( ya sea profesional o empresarial) como persona física, debe tener presente que sus obligaciones tributarias serán el IRPF y el IVA. Lo más normal es que se tengan que presentar declaraciones trimestrales (que vencen el 20 del mes siguiente al final de cada trimestre). Ambos impuestos son independientes y deben seguir sus propios criterios.
• Adicionalmente, el paso a Autónomo suele asociarse a darse de alta en la Seguridad Social, y que va ligado a tener unos ingresos mensuales superiores al SMI (salario mínimo interprofesional).
• Desde el punto de vista de la contabilidad, deberemos elaborar unos libros de facturas emitidas (ingresos), de facturas recibidas (gastos) y bienes de inversión (que se consumen durante un periodo superior a 12 meses). En un post posterior, os mostraremos ejemplos prácticos de cómo poder llevar uno mismo la contabilidad de su negocio.
• Los datos que deben aparecer en cualquier factura (que nos genere un ingreso), son: 

• Nº de factura; 
• Fecha de emisión;
• Nombre y NIF del cliente;
• Base imponible; 
• Tipo de IVA;
• Importe del IVA; 
• Retención de IRPF (si procede);
• Importe a pagar (resultado de sumar y restar los conceptos anteriores).

• Sobre el impuesto del IVA y especialmente sobre el reconocimiento de la deducibilidad de nuestros gastos, recomendamos:

• Incluir como IVA deducible únicamente aquellos gastos que sean inherentes a nuestra actividad económica. Evitar incluir todos aquellos gastos que sean de difícil justificación.
• Incluir como IVA deducible únicamente si las facturas recibidas contienen nuestros datos como empresarios (nombre completo y nuestro NIF). Sin estos datos, no podremos “recuperar el IVA”.
• Ser cautos con la inclusión abusiva de facturas de comidas, cenas, taxis. En todo caso, deben ajustarse a la consecución de un proyecto que genere ingresos.
• La diferencia entre el IVA repercutido (ingresos) y deducible (gastos) es el que ingresaremos trimestralmente. Varias declaraciones negativas (IVAs deducibles superiores a IVAs repercutidos) consecutivas o por importes materiales suelen ser “carne de cañón” para que Hacienda le cite en sus oficinas…

• Si uno no tiene unos mínimos conocimientos fiscales (que le permita llevar dichos libros), se recomienda delegar en un asesor fiscal, aunque nuestro consejo es siempre llevar un control periódico/revisión de todos los documentos aportados. El asesor, como su nombre indica, le asesora, pero nunca debemos olvidarnos que, ante Hacienda, somos los únicos responsables de nuestra actividad económica. Por ello, siempre recomendamos no apurar los criterios fiscales y pensar siempre en la trazabilidad de lo que hacemos. A posteriori, todo queda retratado… tal y como lo hicimos.
• Dediquémosle un tiempo razonable a revisar nuestras cuentas del trimestre (cómo evolucionan nuestras ventas y nuestros gastos). En un post posterior, daremos consejos que nos ayuden a entender mejor nuestro negocio (ventas por cliente, estacionalidad, plazos de cobro y pago, gastos fijos y variables, costes directos e indirectos, etc.).
• Nunca debemos olvidar que somos los primeros y últimos responsables de nuestro negocio y que además respondemos con nuestro patrimonio (siempre que actuemos como autónomo y no como una sociedad mercantil: SA o SRL). Como seguramente os imaginareis, para que compense crear una sociedad debemos cumplir con otras condiciones, que también desarrollaremos en otro post.